För dig som hellre skriver ut den här sidan för
att lättare kunna läsa den finns den som pdf-fil.
Klicka här för att hämta dokumentet i pdf!

Integrerade ledningssystem och processmodellering

Hur den egna verksamheten ser ut är viktigast

    Alla som arbetat med att försöka införa ett integrerat ledningssystem (kvalitet-miljö, kvalitet-miljö-arbetsmiljö etc) i sin organisation vet hur viktigt det är att det är verksamheten som syns i systemet, inte i första hand standarderna eller kvalitetsfrågorna eller miljöfrågorna. Denna krönikas författare har hört rykten om att det faktiskt finns företag som har helt separata system (men jag har aldrig sett något själv, och jag har sett några stycken). I varje beslutssituation uppstår frågan om vilken handbok som bör konsulteras. Det här upplägget är förmodligen mycket ovanligt - det kanske har varit skrönor....

När man försöker introducera ett integrerat ledningssystem i verksamheten blir det väldigt tydligt hur lite den formella organisationen - vem som är chef för vem - betyder. Det som betyder något är vad de anställda i praktiken sysslar med under arbetstiden, och hur den enskildes arbetsinsatser är kopplade till alla andras insatser, eller: hur ser företagets processer ut, hur fungerar de och hur ändamålsenliga är de?

Betydelsen av organisationens processer har inte med någon kortlivad "management fad" att göra. Organisationer har alltid haft och kommer alltid att ha de facto etablerade processer efter vilka arbetet sker. Det kommer alltid att vara viktigt för ledningen och de anställda i allmänhet att förstå hur dessa processer skär igenom den formella organisationen. Det är de dagliga besluten, som den enskilda medarbetaren kanske inte ens är medveten om utan fattar utan att reflektera över det, som påverkar kvalitet och miljö. Utan den förståelsen är det svårt att skapa ett ledningssystem som avspeglar de verkliga förhållandena och som griper in på ett stödjande sätt i verksamheten utan att störa den och som medger mätning och ständiga förbättringar.

Processkartläggningens ädla konst

Organisationens huvudprocesser startar redan hos underleverantörerna och slutar hos kunden (alla organisationer har en kund eller uppdragsgivare). Dessutom har i stort sett varje medarbetare i princip en uppdragsgivare och en leverantör. En bra utgångspunkt vid kartläggningen är att starta hos kunden och gå bakåt, en metod som också kan användas när man söker förbättringsmöjligheter. En utmärkt tankemodell i det sammanhanget är "optimering med dynamisk programmering" (se slutet av krönikan).

Ett bra sätt att genomföra själva kartläggningen är "process mapping by walking around": för varje medarbetare (om möjligt) eller varje funktion frågar man "från vem får du ditt uppdrag och/eller underlaget för ditt arbete?" (om kartläggningen sker bakåt). Den måste naturligtvis inte genomföras genom att man rent fysiskt går runt, det kan räcka med att man utnyttjar ett mindre antal medarbetare med mycket god insikt i verksamheten.

Det är också helt rätt att samarbeta med underleverantörer och kunder i samband med kartläggning och processförbättringar. Förbättringspotential finns ofta i själva gränssnitten.

AmbiNova brukar predika bruk av sunt förnuft och goda grundläggande idéer snarare än "verktyg" i samband med verksamhetsutveckling. När det gäller dokumentation och modellering av processer finns det ändå metoder man kan låta sig inpireras av. Det viktiga är som vanligt idéerna - delar av metoderna kan användas, metoderna kan kombineras eller modifieras för att passa det aktuella behovet etc.

Vi går vidare till:

Rummler-Brache

"Rummler-Brache" visar hur en process sträcker sig över organisationsenhetsgränserna i ett diagram med framdrift/tid på ena axeln och organisationsenhet på den andra.

De symboler som används är

för händelser/handlingar,

för val, och

för logiskt flöde.

Inget märkvärdigt, alltså.

Diagrammet ser typiskt ut som nedan:

Förbättringsmål kan anges med "ballonger" i på flödena i diagrammet.

IDEFx

I Nordamerika används ofta de militära standarderna IDEFx (Integration DEFinition for...), som egentligen är avsedda för programutvecklingsprojekt men som går att använda även i processmodelleringssammanhang. Med hjälp av IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) byggs processerna upp "på ritbordet" med hjälp av byggblock:

Resultatet kan sedan se ut så här (skulle kunna vara ett legotillverkningsföretag....):

Vid riktigt avancerad modellering kan IDEF3 (Integration Definition for Process Modeling) användas med en större uppsättning symboler (eg. gjorda för "concurrent engineering"):

När man väl har sina processer dokumenterade med vad som en optimeringsteoretiker skulle kalla "riktad graf" är det bara att starta förbättringsarbetet och utnyttja analogin mellan processförbättingar och optimering med dynamisk programmering:
     "An optimal policy has the property that whatever the initial node (state) and initial arc (decision) are, the remaining arcs (decisions) must constitute an optimal policy with regard to the node (state) resulting from the first transition."
(Denardo: "Dynamic Programming - Models and Applications", Dover, New York 1982/2003).

Så enkelt det kan låta....

Läs mer om processledning här, här, här och här!